Raadsgriffiers maken geschiedenis

Raadsgriffiers maken geschiedenis.

Dit is een voorpublicatie uit: Gerhard Smid & Vittorio Busato (2006). Raadsgriffiers maken geschiedenis. Assen: Van Gorcum. Bestellen kan onder meer via: www.managementboek.nl

Kaderstelling als toneelstuk

Eén van de belangrijke rollen van een gemeenteraad is het stellen van kaders voor beleidsuitvoering. Die kaders drukken de richting van gemaakte politieke keuzes uit. Toen eind 2003 de Wet Werk en Bijstand (WWB) van kracht werd, moesten de Nederlandse gemeenteraden ook hun koers bepalen - bijvoorbeeld hoe in te vullen dat werk op de eerste plaats komt en een bijstandscliënt niet zomaar een uitkering krijgt, of hoe (streng) om te gaan met alleenstaande moeders met een klein kind.

"Die WWB is eigenlijk het eerste grote kaderstellende traject geweest waarbij de Raad zelf aan het stuur heeft gezeten en het College in feite voor is geweest in het maken van keuzes," vertelt Wim Amesz, griffier in Vlaardingen. "De Raad heeft zelf, in samenspraak met de ambtelijke organisatie, de lijnen uitgezet. Dat traject is hier in Vlaardingen, en dat is niet alleen mijn beleving, buitengewoon succesvol verlopen."

Het kaderstellende document dat werd opgesteld, is halverwege 2004 unaniem aangenomen door de Raad. Misschien is die kans in Vlaardingen relatief wat groter, daar - voor de laatst gehouden verkiezingen - 22 van de 35 zetels voor de coalitie zijn en coalitievoorstellen meestal eensgezind worden aangenomen. Toch mag zo'n unaniem aangenomen beleidsstuk opmerkelijk heten voor een onderwerp dat de sociale zekerheid raakt. Zijn op lokaal niveau de verschillen tussen politieke partijen doorgaans marginaal, op het gebied van de sociale zekerheid zijn die verschillen beslist saillanter.

Bij de voorbereidingen om tot dat document te komen speelde Mieke Peters, een van de zes medewerkers van de griffie in Vlaardingen, een belangrijke ondersteunende rol. "Als raadsadviseur heb ik onder meer welzijn onder mijn hoede. Daar valt de WWB onder. Ik heb diverse thema-avonden rond dat thema georganiseerd, en de raadsleden zoveel mogelijk van informatie voorzien."

Ook Peters vindt het opmerkelijk dat het draagvlak voor het kaderstellende document over de WWB zo groot is. "Men is hier streng aan de poort. Je krijgt niet zomaar een bijstandsuitkering. Maar eenmaal in de bijstand, dan is men ook soepel. Mensen op leeftijd en met een enorme achterstand op de arbeidsmarkt, mensen die het tegen zit maar die beslist van goede wil zijn, die worden hier door linkse en rechtse partijen ruimhartig ondersteund. Dat doet mij persoonlijk goed. Wel wordt sterk gehamerd op het doen van vrijwilligerswerk. Het doel van de WWB is immers niet dat je achter de geraniums gaat zitten."

Terugkoppeling

Vanwege de succesvolle invoering van de WBB in Vlaardingen koos Amesz dit traject uit als learning history in het kader van de Sioo-leergang ‘Betekenisvol regisseren'. "Ik wilde per se een succesvol traject als onderwerp nemen. Dat zou als voorbeeld kunnen dienen voor toekomstige kaderstellende trajecten zoals de invoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) die momenteel loopt. Hoe uniek is de invoering van de WWB hier geweest? Was dat succes toeval? Kan het bij een volgend traject weer totaal anders zijn? Mijn keuze is vooral ingegeven door nieuwsgierigheid naar leereffecten voor toekomstige trajecten, en naar wat voor rollen raadsleden en ambtenaren daarbij moeten spelen."

Voor zijn learning history interviewde Amesz twaalf betrokkenen: ambtenaren, raadsleden, wethouders, griffiemedewerkers. Hij is op moment van dit schrijven nog druk bezig met zijn evaluatie. Maar Amesz ziet al wel enkele opvallende resultaten. "Aan het begin van het traject was de rolverdeling onduidelijk. Omdat het de eerste keer was dat men aan zo'n kaderstellend document werkte, sprong iedereen zonder veel houvast het diepe in. Zo zorgde de rol van de wethouder voor twijfels. Moest die nu wel of niet door de Raad worden betrokken? Vooral in het begin kenmerkte de ambtelijke organisatie zich door ongemak. Dat kan in de toekomst met een duidelijkere rolverdeling worden voorkomen."

Ook de terugkoppeling van de fractiespecialisten naar hun fracties over wat er speelde, was niet altijd voldoende. Amesz: "De fractievoorzitters hebben moeten ingrijpen. Die wilden veel meer betrokkenheid bij zo'n belangrijk onderwerp. Heel begrijpelijk natuuurlijk. De communicatie tussen de fractiespecialisten jegens hun achterban had dus beter gekund. Dat heeft wel voor onnodig onbegrip en wantrouwen gezorgd."

Collega Peters herkent dat. "Wij dachten vanuit de griffie dat het wel goed zat met die terugkoppeling. Ik heb daar van geleerd dat fractievoorzitters direct een duidelijke rol moeten hebben. Die moeten intensiever worden betrokken bij het tot stand komen van zo'n document. Fractievoorzitters moeten inhoudelijk goed op de hoogte zijn. En zij moeten op hun specialisten kunnen vertrouwen dat ze de partij van de juiste informatie voorzien."

Meer zichtbaar

Een ander leereffect betreft meer de communicatie richting burgers. Amesz: "Als politieke verschillen in het voortraject te zeer worden gemaskeerd, dan ben je als Raad niet zichtbaar genoeg naar de burgers toe. De Raad, het podium waar het publiek naar kijkt, behandelt een belangrijk kaderstellend document. Dat wordt dan vervolgens met een hamerslag aangenomen. Dat is toch op zijn minst raar. Alsof er geen verschilpunten tussen de politieke partijen zouden zijn. Alsof er zo makkelijk overeenstemming is bereikt, en er geen intensief proces aan vooraf is gegaan. De mensen die daar kritiek op hadden, hebben wel een punt, vind ik."

Peters kan zich daar op zich wel in vinden. "Toch, als ik naar mezelf kijk als burger: zo nodig hoef ik politieke partijen nu ook weer niet ruziënd en rollend over straat te zien. Ik vind het prima als er een gedegen beleidsstuk ligt waarin iedereen zich kan vinden. Maar goed, sommige burgers zullen meer vuurwerk willen zien. Misschien moeten we burgers vaker bijpraten met stukjes in de krant over bepaalde trajecten. Dat is wel een belangrijke les voor de WMO."

Joop van Papeveld, fractievoorzitter van de PvdA in Vlaardingen, is een van de raadsleden die zich openlijk heeft afgevraagd of dit traject niet te intensief is geweest. "Ik zit er een beetje dubbel in. Het is de eerste keer dat we voor zo'n breed proces hebben gekozen, waar niet alleen de specialisten maar zo'n beetje de hele raad bij betrokken is geweest. Dat heeft heel veel tijd gekost. Voordeel is wel dat iedereen inhoudelijk zeer goed op de hoogte is. Dat is echt waardevol."

Maar dat raakt tegelijk ook zijn kritiek. Van Papeveld: "Het voorstel is unaniem door de raad aangenomen. Dat kun je als succes zien. Maar wat vooraf is gegaan om tot die unanimiteit te komen, aan het waarom van de gemaakte keuzes, aan de gevoerde debatten, dat hebben de burgers niet kunnen volgen. Nu lijkt er sprake van een soort politieke eenheidsworst in Vlaardingen. Burgers moeten weten hoe hun partij in het onderwerp staat."

Juist in tijden van dualisme is dat noodzakelijk, aldus Van Papeveld. "Ik vraag me af of Elzinga, de verantwoordelijk voorzitter destijds van de staatscommissie invoering dualisme, ooit heeft bedoeld dat de Raad kaders moet stellen. In mijn beleving hebben allerlei adviesbureaus dat bedacht. Dat levert niet alleen die bureaus een hoop werk op, maar ons ook! Daardoor zijn we bovendien te veel aan het stadhuis gebonden. Die tijd kun je minder ‘buiten spelen' om kiezers op te zoeken. Dat is jammer, want de doelstelling van het dualisme is toch vooral ook om de kloof tussen burgers en politiek te verkleinen."

Toneelstuk

De in dit stuk ter sprake gekomen kaderstelling met betrekking tot de WWB is een voorbeeld van dat de Raad actief een beleidsdossier naar zich toe heeft getrokken. Amesz: "Deze casus is op te vatten als een soort toneelstuk. Die metafoor hanteer ik voor de presentatie van mijn learning history."

Volgens Amesz kun je verschillende soorten theater onderscheiden. Er is het klassieke podiumtheater; tekst en rol staan daarbij vast. Er is het zogeheten montagetheater; dat kent een stabiele rolverdeling en variërende teksten. Bij straattHeater is dat weer omgedraaid. En er is improvisatietheater, waarbij zowel tekst als rollen kunnen variëren.

Welke vorm van ‘theater' is wenselijk voor toekomstige kaderstellende trajecten in Vlaardingen? Amesz: "Het streven is van het improvisatietheater af te komen, en meer een vorm van podium- of montagetheater te ontwikkelen. We proberen immers beleidsstukken te ontwikkelen die door zoveel mogelijk raadsleden wordt gedragen. Misschien moet je die laatste ambitie niet helemaal willen hebben, maar in dat proces moet in elk geval ieders rol duidelijk zijn. En in de teksten moet er voor de acteurs nog ruimte zijn als apotheose een afwijkend geluid te laten horen."

Of Amesz in dat theater als griffier dan vooral een regisserende rol speelt? "Nou, dan als regisseur van het proces, niet van de inhoud. Inhoudelijk is men voornamelijk toegewezen op de ambtelijke organisatie. Ik vergelijk mijzelf soms ook wel met een souffleur."

Het gebruik van een metafoor kan Amesz overigens iedere griffier aanraden die een learning history maakt. "Dat verlevendigt niet alleen de interviews die je houdt, zo'n metafoor geeft ook houvast. En het levert opmerkelijke observaties op, zoals een wethouder die denkt dat hij de rol van toeschouwer speelt terwijl anderen hem toch veel meer als acteur zien. Ambtenaren werden vooral gezien als scriptschrijvers, daar was iedereen het dan wel weer over eens."

Peters was zeer te spreken over die metafoor. "Je kijkt toch iets anders aan tegen hoe zo'n proces is verlopen. Zelf heb ik enige tijd een cursus procesmanagement gedaan. Ik herken de rol van de griffier als regisseur wel. Niet te inhoudelijk, maar wel enigszins sturend vanaf een afstandje."

De toneelmetafoor sprak daarentegen minder tot de verbeelding van Van Papeveld. "Welke rol ik speelde? Dat weet ik niet. Ik hoop een hoofdrol! Nee, ik geloof dat mijn partij wel een behoorlijk richtinggevende rol heeft gespeeld. We zaten goed in de materie, konden inhoudelijk ons ei kwijt, zijn tevreden met het eindresultaat. Alleen de manier waarop is in mijn beleving te weinig transparant, te weinig zichtbaar geweest voor de toeschouwers: de burgers. Dat moeten we met de invoering van de WMO minder intensief en vooral meer zichtbaar aanpakken."

Hectisch

Amesz merkt dat hij het prettig vindt dicht bij de macht te zitten. "Politiek is macht. Het motiveert mij daar als griffier zelfstandig en onafhankelijk mijn steentje aan bij te dragen. In die politieke arena gebeurt het immers. Het gaat ergens over. Dat is met dit traject niet anders geweest."

Wat Amesz bij dit traject in positieve zin heeft verrast, was het enthousiasme van de raadsleden. "Raadsleden zijn amateurs in de letterlijke zin van het woord.. Zij krijgen weliswaar een redelijke vergoeding, maar de meesten doen dit naast hun normale werk. Als ik dan zie hoeveel inzet er nog altijd is, hoeveel tijd en energie men erin steekt, dat vind ik verbazingwekkend. Ik kan niet anders concluderen dan dat de raadsleden met veel plezier aan dit kaderstellend document hebben gewerkt. Er is bovendien goed samengewerkt met de ambtelijke organisatie, en er is veel inhoudelijke kennis opgedaan. Die ervaring kan bij toekomstige trajecten altijd van pas komen."

Terugblikken op en het registreren van verschillende beelden in een gedeelde geschiedenis, dat spiegelen en terug brengen bij de mensen die een rol in die geschiedenis hebben gespeeld, dat vindt Amesz een prima methode. "Of dat nu een learning history heet of iets anders, zoiets zal ik zeker vaker toepassen."

Probleem zal alleen de tijd vormen die er mee is gemoeid. Amesz: "Griffier zijn is hectisch. Je wordt geleefd van vergadering naar vergadering. De complexe omgeving waarin griffiers opereren, kenmerkt zich eveneens door hectiek. Tijd om interviews te houden en die met de noodzakelijke rust te verwerken, is er nauwelijks. En dat is voor een learning history wel cruciaal."

Dat is niet zozeer kritiek, benadrukt Amesz, want dat tijdsaspect geldt voor alle vormen van evaluatie. "Kritiek heb ik meer op de methode: een learning history is namelijk niet vastomlijnd of standaard. Het is meer een ontdekkende, reflectieve manier van leren. Daar moet je tegen kunnen. Zelf ben ik meer iemand van de school van ‘het moet hard zijn', je moet het kunnen vastpakken. In die zin was dit nieuw voor me. Maar ik heb er veel van geleerd."